ITS ondersteunt scholen graag bij een veilige online leeromgeving voor leerlingen én medewerkers. In een serie van artikelen belichten we telkens een thema. Deze keer ‘Veilig in beeld’. Hoe gaat u om met beeldmateriaal van leerlingen en docenten?
Schoolfeestje of excursie en meteen de foto’s online zetten? Hoewel het goed bedoeld is en zelden een probleem vormt, mag het niet zomaar. Beeldmateriaal van personen zijn persoonsgegevens. De privacywetgeving stelt eisen aan het verwerken ervan.
Voor het openbaar publiceren van beeldmateriaal van leerlingen, is vooraf toestemming nodig. Bij leerlingen jonger dan 16 jaar komt de toestemming van de ouders en als de leerling 16 jaar of ouder is moet hij of zij zelf toestemming geven.
Ja, zonder aantoonbare toestemming mogen er geen foto’s en video’s van leerlingen gebruikt worden. Ook werkgerelateerde foto’s of filmpjes (met leerlingen of collega’s erop) op uw eigen sociale media-profielen plaatsen, is niet toegestaan.
U mag zelf weten op welke manier u toestemming vraagt. Als u maar kunt aantonen dat u deze toestemming ook echt heeft gekregen. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door leerlingen of hun ouders een schriftelijke verklaring te laten invullen en ondertekenen. Dat hoort bij uw verantwoordingsplicht.
U hoeft niet elk schooljaar opnieuw om toestemming te vragen. U kunt dit bijvoorbeeld bij de inschrijving van de leerling regelen. Maar let op: bij wijzigingen of aanpassingen van de verwerking moet u als school opnieuw om toestemming vragen.
U moet als school maatregelen treffen om de privacy van leerlingen te beschermen. Zo moet u kunnen aantonen dat u voldoende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen om beeldmateriaal van uw leerlingen te beschermen.
Ter illustratie: wilt u alleen ouders en leerlingen toegang geven tot beeldmateriaal? Dan kan het een passende maatregel zijn om:
Het aantal ouders dat met camera’s en smartphones foto's maakt of filmt op school is in de afgelopen jaren flink toegenomen. Staan hier andere mensen op, dan kan dit hun privacy aantasten. Zeker als de beelden bijvoorbeeld op internet terechtkomen. Dat verbieden, is lastig. Maar u kunt als school wel afspraken maken met ouders. De school is niet zomaar een openbare plaats waar iedereen mag komen. We moeten ervoor zorgen dat de school een veilige omgeving is waarin leerlingen, ouders en collega’s niet ongewild gefotografeerd of gefilmd worden.
Als een ouder een foto kopieert vanuit de beveiligde omgeving van de school en deze zelf (publiek) deelt op bijvoorbeeld Facebook, draagt de ouder daar verantwoordelijkheid voor.
U moet als school zelf bepalen wat nodig is voor uw specifieke verwerkingen. ITS kan u hierin ondersteunen. Een goed beveiligingsplan begint met een risicoanalyse. Op basis daarvan bepalen we de maatregelen voor beveiliging die passend zijn voor uw verwerkingen en de privacy-risico’s voor de mensen van wie u gegevens verwerkt.
Lees hier de andere artikelen uit de serie ‘Veilig online op school’:
Meer weten over hoe ITS u hierin kan ondersteunen? Neem contact op.