ITS ondersteunt scholen graag bij een veilige online leeromgeving voor leerlingen. In een serie van artikelen belichten we telkens een thema in ITS Nieuws. Dit keer meer over werken in de cloud en hoe u dit op school verantwoord doet.
Als u in de cloud werkt, heeft u via uw laptop of pc toegang tot uw werkbestanden en applicaties via het internet. Schoolgegevens en digitaal lesmateriaal zijn hierdoor overal, op elk moment en met verschillende digitale apparaten te gebruiken. Cloud computing heeft naast veel voordelen ook aandachtspunten. Met leveranciers van clouddiensten moet u bijvoorbeeld contracten afsluiten en afspraken maken over de beveiliging van de (privacygevoelige) gegevens. Werken in de cloud stelt ook eisen aan uw internetverbinding. Verder moet u er rekening mee houden dat elke clouddienst zijn eigen helpdesk heeft. Dit kan soms onhandig zijn als u snel een probleem wilt oplossen.
In de cloud werken, betekent dat u via internet toegang tot uw bestanden en applicaties heeft. Het is niet altijd zichtbaar of duidelijk waar precies de gegevens staan, daarom wordt de term cloud gebruikt. Alle gegevens staan opgeslagen op een server (van bijvoorbeeld de leverancier) in een datacenter, die via het internet te bereiken is.
Op school gebruiken we steeds vaker digitaal lesmateriaal dat via de cloud beschikbaar is. Leerlingen en medewerkers loggen online in met hun e-mailadres, gebruikersnaam of persoonsgebonden nummer om toegang te krijgen.
(Persoons)gegevens worden dan buiten de deur verwerkt en opgeslagen. Maar het bevoegd gezag (de bestuurder) is en blijft volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) altijd verantwoordelijk voor de bescherming van die persoonsgegevens. Daarom is elk schoolbestuur verplicht om met alle leveranciers van online-lesmateriaal afspraken te maken over:
Voor elke leverancier legt het schoolbestuur die afspraken vast in een zogenaamde verwerkersovereenkomst. Meer weten over verwerkersovereenkomsten? Bekijk dan de website van ‘het privacyconvenant onderwijs’.
Als u (persoons)gegevens opslaat in een eigen clouddienst zoals Dropbox of uw persoonlijke Google Drive, heeft de school geen controle meer over het gebruik en de beveiliging ervan. Daarom is het opslaan van schoolgegevens waaronder persoonsgegevens in privé dropboxen en persoonlijke Google Drives vaak niet toegestaan.
Sla school- en persoonsgegevens altijd op de daarvoor afgesproken plaatsen op. Dit kan het eigen netwerk of een eigen private cloud van de school zijn. Vraag eventueel uw leidinggevende naar de afspraken die zijn vastgelegd in de ‘gedragscode verantwoord gebruik bedrijfsmiddelen’.
Lees hier de andere artikelen uit de serie ‘Veilig online op school’:
Meer weten over cloudbeheer en goed beveiligde ICT? Neem contact op met ITS.